Ile kosztuje pracownik na delegacji?

W ramach wykonywanej pracy możemy zawsze zostać wysłani przez pracodawcę w delegację. Z takim wyjazdem wiążą się różnego rodzaju przepisy, ale przede wszystkim rozliczenia kosztów delegacji, dlatego warto wiedzieć co się na nie składa.

Kiedy mamy do czynienia z delegacją?

Delegacja, inaczej podróż służbowa często bywa mylona z oddelegowaniem oraz z wykonywaniem standardowych czynności zawodowych. Z pewnością w podróży służbowej nie będzie np. przedstawiciel handlowy, dla którego codzienne przemieszczanie się po różnych miejscowościach jest wpisane w charakter pracy. W delegacji nie będzie też np. kadrowa, która została oddelegowana do prowadzenia spraw pracowniczych w filii firmy, która znajduje się w innym mieście. Pracodawca ma prawo oddelegować pracownika w ten sposób na maksymalnie trzy miesiące, ale to nie oznacza, że za każdy taki dzień poza standardowym miejscem pracy będzie rozliczana delegacja.

Podróż służbowa to wyjazd incydentalny, na polecenie pracodawcy, czasami niekoniecznie związany bezpośrednio z zakresem obowiązków. Szef może np. wysłać nas do odległego oddziału firmy w celu dostarczenia ważnych dokumentów lub przewiezienia potrzebnego sprzętu. Takie polecenie wyjazdu musi zawierać jasno określony termin, miejsce docelowe, informację na temat środka transportu oraz celu wyjazdu, a także kwotę pobranej zaliczki.

Koszty związane z delegacją

Wyjazd służbowy zawsze wiąże się z wydatkami różnego rodzaju. Warianty są różne, czasami pracodawca zapewnia wszystko, zapłacony jest więc nocleg z wyżywieniem oraz zapewniony przejazd służbowym samochodem. Wtedy do rozliczenia pozostaje jedynie dieta, chyba, że pojawią się jakieś dodatkowe koszty delegacji, jak np. opłata za autostradę lub parking. W takim przypadku należy zachować dowód zapłaty i przedstawić do rozliczenia.

Kiedy wiadomo, że pracownik sam będzie musiał płacić za hotel lub pociąg, stosuje się zaliczkę, z której potem należy się rozliczyć. Pracownik może nie skorzystać z zaliczki i wyłożyć swoje pieniądze, a potem uzyskać zwrot poniesionych wydatków. W każdym przypadku konieczne są dowody zapłaty w postaci paragonów i faktur, trzeba też trzymać się wyznaczonych przez pracodawcę kryteriów. Wiadomo, że nikt nie zwróci nam za ekskluzywne zakwaterowanie z pakietem do spa, maksymalny zwrot za nocleg wynosi 600 zł.  

Koszty delegacji w jednostkach budżetowych reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Firmy prywatne mogą mieć swoje stawki, muszą jednak ująć je w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym i ustalić na poziomie nie niższym niż te widniejące w rozporządzeniu. Na chwilę obecną za krajową podróż służbową przysługuje dieta w wysokości 30 zł za dzień. Całość kwoty należy się pracownikowi, kiedy podróż trwała co najmniej 12 godzin. Jeśli był krótsza, ale trwała minimum 8 godzin, wypłaca się 50% diety. Z kolei za każdą rozpoczęta dobę i czas powyżej 8 godzin, przysługuje kolejne 30 zł. W przypadkach, kiedy pracodawca zapewnił wyżywienie, dietę pomniejsza się odpowiednio o 25% za każde śniadanie i kolację, a o 50% za obiad.

W przypadku wyjazdu zagranicznego koszty delegacji zależą od kraju docelowego. Na przykład w przypadku Niemiec stawka diety wynosi 49 euro, Czech 41 euro, Anglii 35 funtów, a Francji 50 euro. Różne są też stawki maksymalnego zwrotu za nocleg. Natomiast zasady naliczania diety związane z długością delegacji i wyżywieniem są takie same jak w przypadku podróży krajowych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *